Dans l'attente d'une procédure standardisée au niveau européen, les institutions (écoles, centre de formations, entreprises...) qui souhaitent délivrer un Europass-mobilité à leurs étudiants, apprentis ou élèves, doivent envoyer une demande par mail à europass@aef-europe.be de préférence avant le départ à l'étranger de la personne qui bénéficiera de l'Europass-mobilité.